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A l'approche de la fin de l'exercice, la plupart des entités économiques, dont les associations, vont être confrontées à un travail incontournable : la préparation du budget prévisionnel, qui sera présenté à l'assemblée générale annuelle.
Cette tâche peut paraître fastidieuse, mais elle se révèle être en réalité captivante et indispensable pour l'association.
Nous avons trouvé amusant et instructif de vous décrire les étapes par lesquelles passe un responsable confronté pour la première fois à l'élaboration du budget de son association.
Etre fourmi...
Nous savons qu'avant tout achat important, il faut épargner pendant une période plus ou moins longue, en fonction de la dépense envisagée. Le plus souvent, cette phase débute par une prévision des recettes et des dépenses courantes qui constituent le « budget familial ».
D'autres voudront s'assurer qu'ils pourront faire face, le moment venu, à des dépenses périodiques, telles que : vacances, impôts..., là encore, le budget sera bien utile.
Pour une association, la démarche sera sensiblement la même. Le budget doit lui permettre de vérifier sa capacité à réaliser ses objectifs, et à assurer sa pérennité et son développement.
Le doigt dans l'engrenage...
La décision de faire un budget une fois prise, un minutieux travail commence : il faut analyser les recettes et les dépenses du passé et en faire une référence pour l'avenir. Une fois cette opération réalisée, il devient possible de faire des prévisions budgétaires tout en tenant compte d'une évolution probable et d'y inclure de nouveaux projets et activités.
Très rapidement on se heurte à une série d'interrogations, car si l'on peut répondre facilement à la question « combien ? » (Combien a-t-on payé ou encaissé), il est beaucoup plus difficile de savoir « quoi ? » et « pourquoi ? » (Qu'a-t-on acheté et pour quelle raison ?), surtout si l'on n'a pas établi de budget l'année précédente.
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La préparation de ce budget qui semblait être un exercice de style, se transforme en une quête salutaire de la vérité. Elle engendre alors une réflexion qui mène parfois à des prises de conscience et à des révisions déchirantes des habitudes.
Soulevons le couvercle de la marmite...
Le mot n'est pas trop fort, c'est un véritable « bouillonnement » qui s'échappe de tous ces crânes où s'agitent : dépenses de fonctionnement (gaz, électricité, téléphone, loyer…), dépenses sur activités, salaires, cotisations, subventions …
Les sentiments humains ne sont pas exclus, tout y passe : espoir, haine, déception…
Et puis, peu à peu, la raison et la prudence reprennent le dessus pour enfin donner naissance à une œuvre collective, résultat du consensus le plus large, votre budget.
Maîtriser plutôt que contrôler…
Le contrôle budgétaire, le contrôle de gestion,… Ce mot un peu froid inquiète, il est synonyme de gendarme, voire de sanction.
Remplaçons-le par le terme « maîtrise » et tout s'éclaire, car c'est bien de cela dont il s'agit. Le budget est par excellence, l'outil qui permet aux responsables de l'association, et globalement à l'ensemble de l'association, d'assurer la « maîtrise de sa gestion ».
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